EmprenDer

Dra. C. Maelia Esther Pérez Silveira.

mperezsilveira@gmail.com

NOTAS INTRODUCTORIAS

Para una mejor comprensión de los aspectos que abordo en este comentario, considero primordial precisar que me referiré a los documentos esenciales y las formalidades requeridas para ordenar formalmente el funcionamiento de las sociedades de responsabilidad limitada en Cuba, cual sociedad de carácter mercantil, entre ellas las actas y decisiones, los acuerdos y ciertos libros requeridos para su organización.

Me refiero de manera especial a aspectos relacionados con la organización y el funcionamiento de la sociedad de responsabilidad limitada, como tipo de sociedad mercantil escogida como forma jurídica para dar cuerpo a las micro, pequeñas y medianas empresas en el país (MIPYMES).

No es sobrada esta aclaración. En muchos escenarios, y no con poca frecuencia, leemos o escuchamos el uso del término de MIPYME para referirse a la creación de una sociedad de responsabilidad limitada al amparo del Decreto-Ley 46/2021, lo que a nuestro juicio denota una distorsión terminológica y conceptual, que no solamente se aprecia en su habitual y recurrente empleo, sino también en el contenido de la propia norma que lo regula.

Los fundamentos que preceden a la parte dispositiva del Decreto-Ley 46/2021 es la primera muestra de lo antes dicho. Cuando observamos el primero y segundo POR CUANTO de ésta norma, se destaca el reconocimiento constitucional respecto a la confluencia de diferentes tipos de propiedad en el escenario económico cubano, lo que justifica la necesidad de regular nuevos actores económicos, entre los que incluye las «micro, pequeñas y medianas empresas», cuyo papel en la economía justifica la necesidad de regular su creación y funcionamiento.

Al decir de la norma, se atribuye a las MIPYMES la condición de «actor económico» bajo la égida constitucional que trae el legislador desde el reconocimiento de las distintas formas de propiedad. Tengamos en cuenta que el propio Decreto-Ley en su artículo 11 establece que aquellas (las MIPYMES) se constituyen como sociedades mercantiles, que adoptan la forma de sociedad de responsabilidad limitada y, por tanto, se crea una persona jurídica cubana.

Esta especial forma de constitución que define el Decreto-Ley 46/2021, entre las distintas formas de propiedad reconocidas en la Constitución deberá corresponder a la propiedad privada, definida en artículo 22 inciso d) como aquella «que se ejerce sobre determinados medios de producción por personas naturales o jurídicas cubanas o extranjeras; con un papel complementario en la economía«.

El cotejo de ambas normas permite demarcar que cuando se define la propiedad privada en el precepto constitucional se refiere a la propiedad que ejercen las personas naturales o jurídicas cubanas o extranjeras. En el caso que nos ocupa, y tratándose de la creación de la sociedad de responsabilidad limitada, tendríamos que referirnos a ella como uno de los sujetos en concreto a los que alude la norma constitucional en la calificación de persona jurídica cubana. Entiéndase, por tanto, que el actor propiamente dicho correspondería de manera particular a la sociedad de responsabilidad limitada, que es la forma jurídica autorizada por ley, mientras que la denominación MIPYMES constituye una categoría o condición que podría adquirir aquella adecuado a determinados requisitos establecido en la misma norma mediante su artículo 4, especialmente definidos a partir de la cantidad de empleados que sean contratados por la compañía.

Desde esta consideración, todo cuanto comento en relación el tema está relacionado con documentos especiales que se deberán implementar, utilizar, organizar, legalizar y custodiar a partir de las regulaciones especiales relativas a las sociedades mercantiles en general, aún vigentes en el país, las sociedades de responsabilidad limitadas, establecidas en la legislación recientemente aprobada, así como en las cuestiones inmanentes a las sociedades mercantiles. En éste sentido me refiero a las actas y decisiones, los acuerdos y ciertos libros requeridos para ordenar el funcionamiento de las sociedades de responsabilidad limitada en el país.

El Acta Constitutiva.

Dada su naturaleza constitutiva  es éste el documento de carácter obligatorio para la creación de la sociedad que se deberá formalizar mediante Escritura Pública para surtir efectos ante terceros. Los socios manifiestan su consentimiento en la concertación del contrato de sociedad, el cual se plasma por escrito y estará contenido en la escritura, a la que se adjunta el texto íntegro de los Estatutos de la Sociedad. Se trata del documento que dará vida legal a la sociedad en el que se definen todos los aspectos generales y básicos de la empresa.

Dicha formalidad da cumpliendo a las siguientes regulaciones:

Código de Comercio.

Artículo 119. Toda Compañía de comercio, antes de dar principio a sus operaciones, deberá hacer constar su constitución, pactos y condiciones, en escritura pública que se presentará para su inscripción en el Registro Mercantil, conforme a lo dispuesto en el artículo 17.

Decreto-Ley 46/2021.

Artículo 33.  La constitución de las MIPYMES se formaliza mediante escritura pública notarial.

Artículo 34.1. La escritura pública notarial de constitución es otorgada por el socio único o por todos los socios fundadores.

LAS ACTAS

Constituye toda reseña escrita, fehaciente y auténtica de todo acto productor de efectos jurídicos. Como documento, es un escrito encaminado a verificar una operación jurídica; y como tal tiene el valor que le otorga la ley. Deberá reflejar fielmente la realidad de lo ocurrido durante la reunión. En este sentido permite documentar los acuerdos adoptados y deberán plasmar la realidad de lo sucedido en las reuniones, cumpliendo los requisitos legales.

En su contenido se deberán reflejar los hechos y se da cuenta de acuerdos o decisiones adoptados por los órganos de las sociedades, así como se deja constancia de las vicisitudes de su aprobación.

Tienen un valor probatorio, en tanto en ellas se presume la exactitud de los acuerdos y cada uno de los extremos recogidos en ella, salvo prueba en contrario.

Constituye además un instrumento de control y supervisión en cuanto al cumplimiento de los requisitos formales exigidos por el legislador para acreditar la validez y eficacia de los acuerdos adoptados, sirven para facilitar su cumplimiento y, en su caso, permitir su impugnación.

Recomendaciones a tener en cuenta para la confección de las Actas.

• Se deberá indicar la fecha de la celebración de la Junta o reunión del órgano correspondiente.
• En el caso de las Juntas Generales la lista de asistentes debe de expresar el nombre de los socios asistentes y las participaciones de que son titulares cada uno de ellos.
• En caso de que no se haya previsto en los Estatutos, al inicio de la Junta será necesario nombrar entre los socios asistentes un Presidente y un Secretario de la Junta. El Presidente dirigirá el desarrollo de la Junta y el Secretario levantará acta de la misma.
• Cuando se trate de Junta General Universal los socios deben aceptar el orden del día en el momento en que se inicia la reunión, lo cual deberá constar en el acta que se redacte.
• En las actas deberán recogerse literalmente los acuerdos adoptados por la Junta, expresando la votación con la que se hayan adoptado.
• El acta de la Junta debe ser aprobada por los asistentes.

Como contenido mínimo se deberán incluir los siguientes aspectos:

1. Nombre de la sociedad.
2. Órgano social que se reúne.
3. Tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria o universal).
4. Número del acta.
5. Numeración cronológica y en forma continua.
6. Lugar, fecha y hora de la reunión.
7. Fecha y modo en que se hubiera efectuado la convocatoria, salvo que se trate de Juntas Universales.
8. Texto íntegro de la convocatoria, y si se trata de Junta Universal, los puntos aceptados como orden del día. (Se recomienda dejar constancia de la información relativa de convocatoria para la reunión, la cual deberá realizarse de acuerdo a lo determinado en los Estatutos en cuanto a quien convoca, de qué forma y con qué antelación. Si en los Estatutos de la sociedad no se define dicho particular, o se hace de manera incompleta, la convocatoria deberá efectuarse de conformidad con la ley).

9. Número de socios (quorum) o miembros del órgano de administración que asisten personalmente y los que asisten por medio de representante.

10. Resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones, cuya constancia en el acta se haya solicitado por alguno de los presentes.

11. Acuerdos adoptados.

12. Resultado de las votaciones, expresando la forma en que se adopte cada acuerdo si se trata de Juntas Generales, o el número de miembros que han votado a favor del acuerdo si se trata de órganos colegiados de administración (por ejemplo, un Consejo de Administración). Si quien ha votado en contra de los acuerdos adoptados lo solicita, se podrá hacer constar en el Acta su oposición a dichos acuerdos.

13. Aprobación del acta.

14. Firma o Constancia de Firma del Presidente y Secretario de la reunión. El acta debe estar firmada por el presidente y el secretario de la reunión, o tener la constancia de que el original que consta en el libro de actas se encuentra firmado por estas personas.

Las decisiones adoptadas por el socio único en las SURL.

Las decisiones que adopte el socio único se harán constar en un acta que se transcribirá en el Libro de Actas haciendo constar los siguientes datos:

1. Número del acta. Numeración cronológica anualmente.
2. Lugar, fecha de adoptado el acuerdo (decisión).
3. Acuerdos (decisiones) adoptados.
4. Firma del Socio Único.

EL SOCIO ÚNICO COMO DECISOR DE LA OPERACIÓN SOCIAL.

El socio único en la sociedad unipersonal, asumirá las mismas funciones que la Junta General en una sociedad pluripersonal. Corresponderá a éste los poderes y facultades que se atribuyen al referido órgano.

Es por éste motivo será el socio único a quien corresponde adoptar las decisiones en el ámbito de sus facultades, las que formalizará a través de su consignación en Acta, lo cual favorece una mayor transparencia respecto a las acciones realizadas en cuanto al funcionamiento de la sociedad y limpidez en su actuar del socio único, a pesar la ausencia de requerimiento en cuanto a formalidades sobre dicho particular.

El artículo 46 del Decreto-Ley 46. Sobre las micro, pequeñas y medianas empresas, establece que:

 «en la MIPYME unipersonal de responsabilidad limitada el socio único ejerce las competencias de la Junta General de Socios y del Órgano de Control y Fiscalización, en cuyo caso sus decisiones se consignan en documento, bajo su firma o la de su representante, pudiendo ser ejecutadas y formalizadas por el propio socio o por los administradores de la MIPYME».

EL LIBRO DE ACTAS

El libro de actas recoge la información de todas las reuniones efectuada por los socios, cualquiera que sea la forma en que se celebre (Ordinaria, Extraordinaria o Universal). Es donde se transcriben y recogen todas las Actas de las reuniones de los socios en Junta General o de las decisiones adoptadas por el Socio Único.